Una reception più efficiente
Kokous è la soluzione per la gestione digitale dell’accoglienza e della registrazione dei visitatori in sede o presso location esterne quali fiere e manifestazioni. Kokous risolve definitivamente le problematiche operative legate alla gestione della reception, al controllo della permanenza degli ospiti e all’utilizzo condiviso degli spazi disponibili per incontri e meeting.
Gestione ottimale delle sale riunioni e degli spazi condivisi
Kokous permette di gestire con semplicità in modalità self-service la prenotazione e l’occupazione delle sale riunioni e degli spazi condivisi.
Con Kokous è tutto incredibilmente semplice: organizzi le riunioni, prenoti gli spazi, mandi gli inviti, trasmetti il pass digitale per i visitatori esterni, aggiorni i display di accesso alle sale, monitori l’uso degli spazi e gestisci al volo i cambiamenti attraverso una dashboard accessibile via web.
Una reception più efficiente e accogliente
Kokous è la soluzione per la gestione digitale dell’accoglienza e della registrazione dei visitatori in sede o presso location esterne quali fiere e manifestazioni. Kokous risolve definitivamente le problematiche operative legate alla gestione della reception, al controllo della permanenza degli ospiti e all’utilizzo condiviso degli spazi disponibili per incontri e meeting.
Gestione ottimale delle sale riunioni e degli spazi condivisi
Kokous permette di gestire con semplicità in modalità self-service la prenotazione e l’occupazione delle sale riunioni e degli spazi condivisi.
Con Kokous è tutto incredibilmente semplice: organizzi le riunioni, prenoti gli spazi, mandi gli inviti, trasmetti il pass digitale per i visitatori esterni, aggiorni i display di accesso alle sale, monitori l’uso degli spazi e gestisci al volo i cambiamenti attraverso una dashboard accessibile via web.
I vantaggi
Nessuna attesa
al banco reception
- Kokous elimina l’attesa al banco reception: il visitatore può registrarsi e generare il proprio badge con semplicità, velocità e in completa autonomia.
- Dalla dashboard a video, l’addetto alla reception è in grado di monitorare il programma delle visite e di modificarne lo svolgimento in caso di imprevisti.
Conformità e sicurezza:
visitatori informati e tracciati
- Kokous memorizza l’accesso e la permanenza dei visitatori permettendo di ottemperare agli obblighi di legge sulla sicurezza sul posto di lavoro.
- In fase di registrazione è possibile informare i visitatori sui comportamenti a cui attenersi e sulle norme di sicurezza da osservare.
- Non è più necessario conservare registri cartacei.
Le sale riunioni
non sono più un problema
- Kokous migliora lo sfruttamento di risorse limitate quali sale riunioni, aule e posti auto. Tutti gli utenti autorizzati possono verificarne la disponibilità ed effettuarne la prenotazione.
- L’occupazione degli spazi viene aggiornato in tempo reale: prenotazioni, spostamenti e cancellazioni hanno un effetto immediato.
come funziona
Organizzazione incontro
Gli utenti aziendali abilitati accedono alla consolle Kokous per consultare la disponibilità delle sale e pianificare gli appuntamenti.
L’utente può scegliere anche il proprio ufficio come luogo dell’incontro.
Invito con credenziali
Fissato l’incontro, Kokous genera una mail di invito per la conferma dell’appuntamento. Il visitatore riceve le indicazioni per raggiungere la sede dell’incontro insieme a un codice QR e un PIN di accreditamento da presentare alla reception.
Self check-in
Giunto in azienda, il visitatore mostra il codice QR al terminale Kokous utilizzando il proprio smartphone o una stampa. In alternativa può digitare il PIN ricevuto. Il sistema identifica il visitatore e, solo alla prima visita, gli richiede di completare la registrazione digitando i dati eventualmente mancanti e l’accettazione della privacy.
Check-in con operatore
Per l’addetto alla reception Kokous è uno strumento indispensabile per gestire con efficienza e semplicità il flusso dei visitatori. Con Kokous l’addetto può inoltre modificare
la durata e il luogo dell’incontro secondo le necessità.
Creazione Badge
Il sistema stampa il badge con l’immagine del visitatore catturata dalla fotocamera del terminale Kokous.
Se la procedura lo richiede Kokous cattura l’immagine del documento di identità e la firma del visitatore.
Check-out
Kokous notifica l’arrivo dell’ospite a tutti i partecipanti all’incontro. Al termine della visita ne controlla l’uscita e archivia le informazioni nel registro delle visite.
in azienda, in fiera, a scuola e nelle strutture ricettive
In azienda Kokous ottimizza l’impiego delle risorse e migliora l’accoglienza rendendo più rapido e automatico il check-in.
In fiera permette di raccogliere in modalità self-service contatti preziosi che andrebbero persi a causa della congestione che normalmente si genera alla reception.
Nelle scuole, Istituti e Università, Kokous tiene traccia degli ingressi e della permanenza in sede dei visitatori esterni che accedono al plesso scolastico. Nei villaggi e nelle strutture ricettive Kokous può essere impiegato per monitorare l’accesso ai differenti servizi e per controllare che il numero delle persone non superi le capacità previste.
Quanto costa?
Kokous è fruibile in due diverse modalità:
On Premises
Prevede l’installazione e la configurazione delle componenti hardware e software presso il cliente.
Cloud
Prevede la fruizione del servizio applicativo in SaaS con la fornitura in comodato d’uso dei dispositivi per l’interazione con l’utente e lo scambio di dati con il server web.
Il costo dipende dal numero delle sedi, dei punti di accesso e degli utenti. Ti invitiamo a contattarci per una valutazione molto rapida e senza impegno.
Un punto di accoglienza vestito
con la tua immagine
Il terminale Kokous è disponibile nella versione da banco e da terra.
La struttura è personalizzabile nei colori e nel design per integrarsi in qualsiasi ambiente e adattarsi all’immagine della tua azienda.
Durante i momenti di inutilizzo lo schermo può mostrare il logo aziendale, messaggi e contenuti istituzionali.
